We maken het onszelf steeds drukker. De afgelopen jaren is het aantal signalen dat een persoon krijgt, sterk toegenomen. Het gebruik van internet, e-mail, mobiele telefoons, SMS en sociale media stijgt nog elke dag. We zouden niet meer zonder kunnen. En meestal vragen deze signalen om een onmiddelijke reactie. Iedereen die een Blackberry heeft, kent het dwingende gevoel van het knipperende rode lampje.
Toch vinden we het stiekem wel fijn om veel verschillende signalen binnen te krijgen. Het druk hebben hoort er eigenlijk een beetje bij. Het zorgt voor een bestaansrecht, of het nu binnen je vriendengroep is of in het bedrijf waar je werkt. Veel mensen hebben ook wel een beetje drukte nodig om productief te zijn, bij een dreigende verveling worden dan snel extra taakjes gezocht, zodat de ‘werkvoorraad’ een beetje op peil blijft. Hier is op zich niets mis mee, maar er zit een grens aan het aankunnen van drukte. Op een bepaald moment is het optimum bereikt. Dan zou je eerst wat taken moeten afmaken, zodat je hoofd wat leger wordt en hiermee weer ruimte creëert. Natuurlijk lukt dit maar moeilijk, wat ervoor zorgt dat je hoofd gaat overlopen. Bijgaand een paar simpele tips die kunnen helpen om een dreigende overstroming te kanaliseren. Zodat je het altijd precies druk genoeg hebt.
1. Lijstjes
Lijstjes zijn altijd een nuttig middel om het overlopende hoofd weer een beetje op orde te krijgen. Structuur aanbrengen in de chaos. Het lost het werk weliswaar niet op, maar het helpt wel tegen het gevoel dat je als een kip zonder kop aan het rondrennen bent, en vaak weet je weer waar je moet beginnen. Maar ook in het lijstjes maken kun je overlopen. Ik probeerde in een drukke tijd alles in lijstjes op te schrijven, waardoor ik zelfs de taak ‘lijstje maken’ als een onderdeel van een lijstje opschreef. En dat lijstje werd vervolgens begraven onder een berg andere lijstjes. Probeer daarom niet volledig te zijn, maar schrijf de belangrijkste zaken op die je wilt adresseren.
2. Focus
Zolang je niet met je hoofd bezig bent met de taak die je op dat moment uitvoert, zal je dit nooit op een efficiënte manier doen. Als je het erg druk hebt, ben je continu bezig met het verwerken en ordenen van andere taken of signalen die je binnenkrijgt. Je afsluiten voor deze zaken en focus toepassen is een belangrijke stap die helpt in het beter gedaan krijgen van dingen. Een mogelijkheid die ik vaak toepas is het plannen in blokken. Aan het begin van de dag schrijf ik een paar taken op die ik die dag af wil hebben. Vervolgens deel ik ze in een tijdvak in, en zorg ik dat ik die periode zoveel mogelijk ben afgesloten van andere signalen. Deur dicht, telefoon uit, mail uit. En ook dat envelopje in de hoek van je scherm uit! De volgende tip volgt hieruit heel eenvoudig. Doe 1 ding tegelijk. Mensen zijn tegenwoordig geneigd om continu te multitasken, en in bepaalde situaties werkt dat erg goed. Indien je echter ruimte in je hoofd wil krijgen en zaken echt af wilt maken, focus je dan op 1 taak en maak deze ook volledig af.
3. Volg je gevoel
Tenslotte nog een opmerking over het plannen in de juiste volgorde. Iedereen kent het verschil tussen belangrijke taken en urgente taken. Als je het voor elkaar krijgt om de aanvoer van urgente taken te verminderen, krijg je vanzelf meer tijd voor belangrijke taken. En wat is het belangrijkst? Datgene wat continu in je hoofd rondmaalt. Als je gedachten ergens veel mee bezig zijn, is dat een goede indicator van wat het belangrijkst zal zijn. En haast je niet. Als je haast hebt, betekent het dat je liever bezig bent met andere dingen. Waarom zou je deze dingen dan niet eerst doen?
No comments:
Post a Comment